OCR significa “reconocimiento óptico de caracteres”. Esta tecnología permite al usuario convertir varios tipos de documentos en un formato digital en el que se pueden realizar búsquedas.
IDC (International Data Corporation) predice que, para el año 2025, los datos en todo el mundo superarán los 175 zettabytes. Sin embargo, si bien los datos son los principales impulsores de la transformación digital, más del 80 % de los datos empresariales está incorporado en formatos no estructurados. Contenido escrito a mano, documentos impresos, correos electrónicos, imágenes digitales y PDF son ejemplos de estos formatos. Estos documentos no se pueden compilar ni buscar sin que alguien los transfiera a un formato más estructurado, como archivos de texto.
Aquí es donde entra en juego el programa de OCR. El OCR automatiza el proceso de conversión de formatos no estructurados en texto legible por máquina y que se puede buscar. Por ejemplo, si alguna vez ha escaneado un recibo en su teléfono, ha utilizado esta tecnología. Para los negocios, esto acelera muchísimo la incorporación de datos de papel a formato digital.
La tecnología de OCR tiene numerosos usos. Al principio, puede sonar como algo simple, pero sus aplicaciones tienen un gran alcance. Desde uso individual hasta en empresas pequeñas y megacorporaciones gigantes, el reconocimiento óptico de caracteres tiene un lugar muy definido en el mundo digital actual.
El reconocimiento óptico de caracteres tiene un área muy específica en el mundo del software de automatización. La capacidad de usar el OCR como parte del flujo de trabajo de los negocios facilita cualquier proceso empresarial de la industria. Además, hay beneficios muy claros para cada nivel de negocios:
El mayor beneficio del software de OCR es la rapidez con la que realiza los procesos de incorporación y procesamiento de datos. El mecanógrafo más rápido que se haya registrado tipeó 216 palabras por minuto. En comparación, el software de OCR más rápido en una computadora decente puede reconocer más de 1500 caracteres por segundo.
Otro beneficio es la precisión. Para los seres humanos, cada paso (incorporación de datos, procesamiento de datos y extracción de datos) es un área en la que se pueden cometer errores. La precisión del OCR en un software básico ronda el 98 %. Al incorporar la tecnología de AI, como algoritmos de aprendizaje profundo, procesamiento de lenguajes naturales (NLP), reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y otros softwares de reconocimiento, la precisión es aún mayor.
Si bien los textos escritos a mano se pueden convertir en imágenes digitales y documentos escaneados sin el reconocimiento óptico de caracteres, la funcionalidad del OCR añade las capacidades de indexar, editar y realizar búsquedas en esos documentos. Si alguna vez ha recibido un PDF que no era más que una imagen escaneada, entenderá la frustración de no poder editar el texto. El OCR elimina esa frustración, ya sea que trabaje con documentos de papel escaneados, tarjetas de presentación, notas escritas a mano o incluso recibos de la tienda.
En la actualidad, cada vez más negocios se vuelcan a la nube y al mundo digital gracias a los numerosos beneficios de contar con la información al alcance de la mano. Sin embargo, el costo de la incorporación, el procesamiento y la extracción manual de datos puede ser exorbitante. Elegir el OCR ayuda a reducir los costos de contratación de servicios de extracción de datos, además de los costos de copiado, impresión y demás.
Dado que el OCR ayuda de forma rápida y precisa a transformar las pilas de documentos de toda su empresa en información digitalizada, catalogada y documentada, ya no necesitará todos esos papeles físicos. Los enormes gabinetes llenos de archivos con papeles fueron reemplazados por un solo servidor y una plataforma que facilita la búsqueda de información dentro de la organización.
Como se mencionó anteriormente, una gran frustración es tener un PDF que solo es una imagen y no poder editar el texto. El OCR elimina ese problema mediante la conversión de todos sus documentos en un formato de archivo preferido, como Word. Esto facilita la actualización de los contenidos del documento, en lugar de las actividades de copiado, pegado y edición que llevan muchísimo tiempo.
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